V mikro podjetjih, kjer je število zaposlenih izjemno majhno, za obračun plač običajno skrbi kar oseba, ki je hkrati knjigovodja in administrator, ob težavah pa ji z nasveti pomaga zunanji računovodja, ki deluje preko spletnega računovodstva.

Obračun plač pri majhnem številu ljudi ni težak. Še zlasti, če se odgovorna oseba za to delo o njem dobro poduči. Na voljo je veliko tečajev s področja računovodstva, ki se posvečajo prav tej tematiki, in kjer se je mogoče naučiti tako osnov kot še česa več. Najbolj popularno je trenutno prav spletno računovodstvo, saj sodoben način vodenja računov lahko poteka kar preko interneta in računalnika.

Obračun plač je veliko bolj zahteven v večjih podjetjih. Število zaposlenih je večje, za vsakega je potrebno voditi evidence o prisotnosti, o bolniških odsotnostih, odsotnostih zaradi nege družinskih članov, dopusta, porodniškega dopusta, o potnih stroških, obračunati je treba tudi povračilo za prehrano, dnevnice, tudi založene stroške … Dober računalniški program je osnova, vendar ga je treba znati primerno uporabljati. Težava je v tem, da je obračun plač običajno delo, za katerega se poskrbi med zadnjim dnem v mesecu in petnajstim v naslednjem mesecu – torej takrat, ko se plače izplačajo in prav tako plačajo vsi prispevki. To pomeni pol meseca intenzivnega in obsežnega dela.

Težko je pričakovati, da se bo knjigovodja pol meseca posvečal izrecno plačam, ostalo polovico meseca pa bo lahko poskrbel za vse svoje ostalo delo. Zato je veliko bolje, da poiščemo pomoč pri zunanjem računovodstvu, kjer se lahko delo bolje porazdeli. Obračun plač torej ne zaustavi vsega drugega knjigovodskega in računovodskega dela znotraj podjetja.

Razlog, da je zunanje računovodstvo dobra rešitev, pa je še ena: tajnost podatkov. Kadar se obračun plač izvaja znotraj podjetja, lahko informacije hitro uidejo in hitro se pojavi šepetanje o tem, kdo koliko zasluži. To prinaša v podjetje slabo klimo, ki si je nihče ne želi. Tudi s tega stališča je lahko zunanji obračun plač veliko boljši – zunanje računovodje namreč ne zanima, zakaj nekdo zasluži več kot nekdo drug, saj se ukvarjajo zgolj s številkami, zaposlenih pa običajno osebno sploh ne poznajo.