Knjigovodstvo je kompleksen proces, ki ga je treba obvladati v podjetju z namenom, da se zagotavlja beleženje podatkov o poslovanju. Knjigovodstvo obsega spremljanje in knjiženje računov. Na podlagi tega postopka je podjetje vedno na tekočem glede tega, kakšno je razmerje med prihodki in odhodki v podjetju. Program za knjigovodstvo je pri tem uporaben pripomoček, saj osebi, ki se ukvarja s tem področjem omogoča, da evidentiranje poteka čim bolj tekoče in brez napak. Program za knjigovodstvo si lahko podjetje priskrbi pri izbranem ponudniku proti plačilu.
Enostavno in dvostavno knjigovodstvo – kakšne so razlike?
Sicer pa knjigovodstvo delimo na enostavno in dvostavno. Enostavno knjigovodstvo je, kot že samo ime pove, enostavnejše, saj se podatke o računih v tem primeru zapiše zgolj na enem mestu. Pri dvostavnem knjigovodstvu pa se dogodke knjiži na dva načina; časovno in vsebinsko. V časovni evidenci se dogodke piše po vrstnem redu nastanka, glede na vsebino pa se dogodek vpiše v glavno in pomožno knjigo. Enostavno knjigovodstvo je torej lažje izvajati, vendar pa je dvostavno knjigovodstvo bolj natančno in zanesljivo. Podjetje z nižjimi prihodki se lahko samo odloči, na kakšen način bo vodilo knjige. Podjetje, ki pa ima višje prihodke, te izbire nima, ampak je zanj obvezno, da račune vodi po dvostavnem knjigovodstvu.
Program za knjigovodstvo se lahko uporablja v obeh primerih. Gre za to, da se uporabniku olajša vodenje knjig, saj je v programu že definirano, katere podatke je treba vpisati in na kakšen način. Tako je verjetnost, da bi prišlo do zatipkavanja ali do napak, zelo zmanjšana. Vse skupaj je dosti bolj pregledno, saj ima oseba, ki se ukvarja s tem področjem, vse podatke shranjene na enem mestu.
Program za knjigovodstvo ponujajo različni ponudniki. Vendar pa vsi ne ponujajo enake kakovosti takega programa. Programi se razlikujejo tudi v ceni. Zato je pametno, da se podjetje pred nakupom prepriča o ponudbi posameznega ponudnika in izbere res tisti program, ki mu za najbolj ugodno ceno ponuja najboljšo kakovost.