Ves svet gre v smeri digitalizacije. Sodobni poslovneži se sprašujejo o smiselnosti digitalizacije dokumentacije. Podjetja morajo hraniti dokumentacijo precej  let (odvisno od vrste same dokumentacije), zato je vprašanje ali skeniranje dokumentov podjetju prihrani denar, čas in prostor, na mestu.

Predstavljamo vam top 5 razlogov za skeniranje, ki vam lahko olajšajo delo:

• Znebite se nereda in naredite več prostora! V kolikor je vaša miza videti kot tornado, je avtomatsko skeniranje dobra rešitev za vas. Namesto, da pustite ležati papirje na mizi, jih skenirate in pospravite. Tako bo vaše okolje čistejše in se boste lažje lotili dela. Tudi vaši zaposleni vam bodo hvaležni za tak korak.

• Prihranite čas! Razmislite – pomislite, koliko časa porabite za iskanje dokumentov? Razmislite, koliko časa porabite za urejanje dokumentacije. Skeniranje dokumentov lahko bistveno zmanjša čas, ki ga porabite za delo s fizičnimi dokumenti, kar pomeni, da imate potem več časa za pomembnejše delo.

• Bistvena prednost skeniranja je tudi to, da dokumentov ne morete izgubiti, saj imate dvojnik. V kolikor se vam zgodi požar ali poplava, so vsaj vaši dokumenti varni. Skeniranje dokumentov je kot  varnostno kopiranje računalnika – nikoli ga ne potrebujete – dokler ga res ne potrebujete. Zdaj skenirajte pomembne datoteke in dokumente in tako vam ne bo treba skrbeti za morebitne nezgode ali nesreče, ki se skrivajo tam zunaj.

• Učinkovit program za upravljanje dokumentov in skeniranje vam in vašemu podjetju prihrani veliko denarja, saj ne boste izgubljali časa za nepomembne stvari. Vaši zaposleni bodo bolj produktivni. Vaša pisarna bo bolj učinkovita in zadovoljna.

• In končno, ne pozabite na okolje. S tem, ko ste skenirali stare datoteke in jih raztrgali, je šel ves ta papir nazaj v reciklirni tok. Velika količina novega papirja je danes narejena iz recikliranega papirja, zato je to resnično eden od šestih razlogov, da začnete skenirati vaše dokumente.