Elektronska izmenjava in izstavljanje e-računa v poslovnem in računovodskem programu v oblaku poteka enostavno, pregledno in hitro, saj računovodja ali podjetnik lahko uporabljata različne kanale za pošiljanje izdanih faktur. Ti programi pa so povezani s spletnim programom. Uporabniku ni potrebno na računalnik nameščati programov, saj vse deluje preko spleta.
Spletni program za izdajanje računov nudi funkcije tako za izvoz kot uvoz elektronskih faktur. Poleg tega pa avtomatizira in poenostavlja procese, saj pripravlja datoteke v skladu z zakonodajo, kar je še posebej pomembno, če podjetje posluje s proračunskimi uporabniki. Računovodski program omogoča tudi podpisovanje izdanih faktur preko digitalnega potrdila, ki deluje na vseh operacijskih sistemih.
Izstavljanje e-računa na e-mail prejemnika
Ko računovodja ali podjetnik v računovodskem spletnem programu ustvarita datoteko z izdano fakturo, jo lahko pošljeta na elektronski poštni naslov prejemnika oziroma kupca. Kupec nato elektronski račun lahko uvozi v svoj ERP ali spletno banko. Ker je faktura izdana tudi v PDF formatu, pa lahko kupec dokument tudi neposredno natisne.
Tak način izdajanja faktur je primeren za brezpapirno poslovanje med podjetji v gospodarstvu in ne za proračunske uporabnike. Določena podjetja uporabljajo tak način posredovanja izdanih faktur tudi za kupce, ki niso pravne, temveč fizične osebe. V vsakem primeru znižuje stroške in omogoča boljši nadzor, saj je dokumente v papirnati obliki mogoče mnogo hitreje založiti in izgubiti.
Izstavljanje e-računa preko spletnega portala BizBox
Poslovni in računovodski program za izdajanje računov in vodenje poslovnih knjig je mogoče enostavno povezati s spletnim portalom BizBox, ki je namenjen za podjetja in ne za proračunske uporabnike. Tako kot Minimax program tudi BizBox portal deluje preko spleta in zato ne potrebuje nameščanja programske opreme na računalnik. To pomeni, da je vanju mogoče dostopati iz katerekoli elektronske naprave in v kateremkoli času.
Izstavitev elektronske fakture je v BizBox spletnem portalu plačljiva po ceniku storitev ponudnika, medtem ko je uvoz oziroma prejem fakture brezplačen. Ta način izmenjave dokumentov je zaradi avtomatizacije bolj poenostavljen in omogoča stroškovno učinkovito brezpapirno poslovanje.
Izdaja računov preko e-banke
V primeru, da podjetje posluje s proračunskimi uporabniki, mora izstavljati fakture preko e-banke. Računovodski program v oblaku pripravi datoteke v ustreznem formatu, zato da jih je mogoče enostavno uvoziti v e-banko in poslati kupcu. Računovodja ali podjetnik lahko v spletno banko uvozita tudi več dokumentov hkrati.
Ko so datoteke uvožene v e-banko, jih nato sistem samodejno posreduje kupcem po ustreznih kanalih. Izstavljanje e-računa s tem načinom izmenjave se zaključi, ko proračunski uporabnik ali podjetje prejmeta datoteko v svojih spletnih bančnih programih.