Podjetje lahko na različne načine vpliva na znižanje stroškov tiskanja v pisarni, ne glede na to, ali uporablja tiskalnik ali pa multifunkcijsko napravo, ki poleg printanja nudi še fotokopiranje in skeniranje dokumentov. Med bolj preproste, a na drugi strani stroškovno manj učinkovite ukrepe spada racionalno printanje, pri čemer zaposleni printajo le takrat, ko je to potrebno.
Med ukrepe za manjšo porabo papirja in črnila v kartušah štejemo tudi obojestranski tisk, čim manj barvnega in več črno belega printanja in programske nastavitve za racionalno tiskanje. Nekoliko težje je privarčevati na stroških servisnih popravil in vzdrževalnih del, saj zunanji izvajalci zaračunavajo cene po ceniku, podjetje pa prav tako ne more vplivati na to, ali se bo tiskalnik pokvaril ali ne.
Znižanje stroškov tiskanja z najemom naprav
Podjetje lahko pisarniški tiskalnik ali multifunkcijsko napravo kupi. Sam nakup pa zvišuje mesečne stroške, saj mora podjetje iz svojega žepa kupovati kartuše, papir in plačati servisna popravila, rezervne dele za zamenjavo in drugo. Tem težavam in dodatnim stroškom se podjetje lahko izogne z najemom naprav za tisk v pisarni.
Celotna rešitev najema je povsem preprosta. Ponudnik opravi mesečno analizo tiskanja v pisarni podjetja, oblikuje ponudbo glede na število mesečnih izpisov, podjetje pa si izbere ustrezen paket, v katerega lahko dodaja poljubno število naprav in izbira med različnimi funkcijami tiskalnika ali multifunkcijske naprave. Nekatere organizacije najamejo tudi kopirne stroje. Prednost je tudi v tem, da se podjetje lahko kadarkoli odloči, da bo odstopilo od najema in enostavno vrne vso opremo ponudniku.
Znižanje stroškov tiskanja z brezplačnimi kartušami
Eden izmed večjih stroškov je nakup kartuše. Če gre za bolj obremenjena delovna mesta, se lahko na enem tiskalniku zamenjata tudi do dve kartuši na mesec. Poleg tega pa mora podjetje skrbeti za zalogo kartuš, zato da ne bi zmanjkalo črnila v tiskalniku. Pri najemu multifunkcijske naprave ali printerja pa je v ceno fiksne mesečne najemnina zajeta tudi neomejena količina črnila oziroma kartuš.
To pomeni, da zaposleni v pisarni lahko brezskrbno tiskajo in nemoteno opravljajo svoje delo, saj ponudnik poskrbi za to, da v tonerjih nikoli ne zmanjka črnila. Delavci pridejo napolnit toner s črnilom, še preden ga zmanjka, poleg tega pa je uporabljena tudi tehnologija printanja, ki omogoča optimalno izpisovanje črnila na papir, zato črnilo v eni kartuši lahko traja tudi do pol leta in več.
Optimizacija tiska z brezplačnim servisom naprav
Med bolj pomemben strošek spadajo servisna popravila, ki jih mora podjetje samo plačati, če se naprava pokvari, ali pa je potrebno zamenjati rezervni del. Prednost najema pa je v tem, da ponudnik poskrbi za brezhibno delovanje naprav, pri čemer so popravila in servisne storitve vštete v ceno za mesečno najemnino.
Z najemom lahko podjetje vpliva na znižanje stroškov tiskanja, saj so popravila precej draga, hkrati pa tudi izjemno zamudna, saj podjetje lahko na zunanje izvajalce čaka tudi en teden ali več, pri najemu pa serviserji pridejo v podjetje še isti ali naslednji delovni dan in poskrbijo, da naprava deluje, ali pa jo začasno zamenjajo z drugo, zato da se zagotovi nemoteno delo v pisarni.