Veliko podjetij se zaradi stroškovne učinkovitosti odloča za brezskrben najem naprav, kot so printerji, multifunkcijske naprave in kopirni stroji. V fiksno ceno mesečne najemnine je namreč zajet brezplačen servis tiskalnikov, kartuše in tehnična podpora. Gre za storitev brezskrbnega tiskanja, kopiranja in skeniranja dokumentov.
V primeru, da podjetje printer ali multifunkcijsko napravo kupi, tedaj mora poskrbeti oziroma plačati tudi za vse stroške, ki so povezani z delovanjem naprave. Mednje spada nakup kartuše ter servisne in vzdrževalne storitve, ki so precej drage, saj izvajalci zaračunajo za uro dela, poleg tega pa je potrebno plačati tudi stroške rezervnih delov, če gre za okvaro v strojni opremi. Najem naprav pa znižuje stroške tiskanja, saj so vsi omenjeni stroški že vključeni v ceno.
Ažuren brezplačen servis tiskalnikov omogoča nemoteno delo
V pisarnah se na dnevni ravni koristijo naprave za tiskanje, fotokopiranje in skeniranje. Zato napaka oziroma okvara programske ali strojne opreme posledično vpliva na zamude pri delu in onemogoča nemoteno delo. Prednost najema je v tem, da serviserji pridejo v podjetje še v istem ali naslednjem delovnem dnevu po opravljenem klicu na tehnično podporo. Če je napaka preobsežna in tehniki potrebujejo več časa za popravilo, tedaj podjetje dobi nadomestno napravo.
Nadomestna naprava omogoča nemoteno tiskanje, zato ne prihaja do zaostankov. V ceno najema so vključeni tudi rezervni deli, ki jih ponudnik storitve naroči pri proizvajalcu tehnologije, zato gre za originalne dele. Tehniki lahko printer ali multifunkcijsko napravo popravijo na licu mesta ali pa jo odnesejo s seboj in jo popravijo na lokaciji ponudnika storitve.
Brezplačen servis tiskalnikov znižuje stroške za tiskanje
Ob pričetku najema ponudnik poskrbi za to, da tehniki printer, multifunkcijsko napravo ali kopirni stroj namestijo v pisarni, pri čemer poskrbijo za vse nastavitve, tako kar se tiče strojne kot programske opreme s povezljivostjo v različna omrežja. Ves čas najema pa se izvajajo tudi vzdrževalna dela, ki zagotavljajo dolgo življenjsko dobo naprave in preprečujejo nastanek okvar in napak na tehnologiji.
V vsakem primeru pa gre za stroškovno učinkovito rešitev, saj je ob morebitnem nakupu naprav potrebno plačati vse stroške servisnih storitev. Podjetje mora poiskati ustreznega izvajalca za popravilo, ki morda ni dosegljiv ali pa lahko pride v podjetje šele čez nekaj dni ali naslednji teden. Izvajalci tudi izstavijo račun za opravljeno delo, ki ga mora podjetje plačati. Običajno gre za visoke zneske, saj so cene popravil odvisne od porabljenega časa, pri čemer zaračunajo tudi kilometrino in druge stroške.
Tehniki zamenjajo tudi prazne kartuše
Sodobna tehnologija izpisovanja črnila na papir omogoča racionalno in zelo majhno porabo črnila, a na drugi strani nudi kakovostno tiskanje in fotokopiranje. Ko se kartuša, ki omogoča črno belo ali barvno tiskanje, izprazni, jo pridejo v podjetje napolniti tehniki.
V izpraznjeno kartušo s tonerjem napolnijo novo črnilo, ki bo zadostovalo za najmanj šest mesecev, tudi pri bolj obremenjenih delovnih mestih. Pri najemu zatorej kartuše ni potrebno kupiti, dodatno znižanje stroškov pa omogoča brezplačen servis tiskalnikov. Mesečna najemnina se določi glede na potrebe podjetja in število potrebnih mesečnih izpisov, zato podjetje plača le tisto, kar potrebuje.