Skeniranje dokumentov je priljubljeno predvsem v podjetjih, ki želijo čim več dokumentov v papirnati obliki pretvoriti v digitalni zapis oziroma v elektronske datoteke na računalniku ali kateri drugi napravi. S tem podjetja zmanjšujejo porabo papirja, si zagotovijo večji pregled nad dokumenti ter hkrati lažje pošiljajo zapise v digitalni obliki preko elektronske pošte.
Podjetja lahko skenirajo dokumente na skenerju ali pa na multifunkcijski napravi. Multifunkcijska naprava pa poleg te funkcije nudi še tiskanje, fotokopiranje in pošiljanje faksa. Prav zato je multifunkcijska naprava bolj priročna, saj omogoča več funkcij v eni napravi. Skenirani dokumenti se iz multifunkcijske naprave shranijo na računalnik. Novejše tehnologije pa omogočajo shranjevanje tudi na pametne telefone in tablične računalnike.
Skeniranje in zagon optičnega bralnika
Na multifunkcijski napravi je naprej potrebno zagnati programsko opremo za optični bralnik. Čeprav so programi lahko različni, pa je njihova funkcionalnost enaka. Ko je funkcija aktivirana, tedaj lahko dokument v papirnati obliki položite na zgornjo površino, kjer se običajno izvaja tudi fotokopiranje. Nekatere multifunkcijske naprave pa skenirajo dokumente tudi iz samodejnega podajalnika dokumentov.
Skeniranje in izbor datoteke, barve in shranjevalnega prostora
Nato je potrebno izbrati vrsto datoteke, v katero želite shraniti skenirani dokument. Če je v multifunkcijski napravi vgrajena programska oprema, ki vključuje program Adobe Acrobat Pro, lahko datoteko shranite v PDF formatu. Druge možnosti pa vključujejo tudi slikovne formate datotek, kot so JPG, TIFF in BMP.
Nato lahko izberete, ali želite dokument skenirati v črno belem izpisu ali v barvi. Če skenirate dokument z besedilom, je najbolje izbrati črno bel izpis, saj boste na ta način zmanjšali velikost elektronske datoteke. Zatem pa lahko na multifunkcijski napravi poiščete mapo na računalniku, v katero boste shranili skenirani dokument.
Shranjevalna mapa za pregled skeniranih dokumentov
Na zaslonu multifunkcijske naprave je več možnosti za skeniranje. V tem razdelku lahko pregledate še dodatne funkcije. Programska oprema ima lahko več različnih funkcij, zato da zagotovi nadzor nad kakovostjo skeniranja. Pri tem pa velja, da višja kot je ločljivost dokumenta, večja je velikost datoteke.
Enkrat, ko je dokument skeniran, se na multifunkcijski napravi ponovno prikaže izvirni zaslon. Tu lahko ponovno odprete mapo, v katero ste shranili dokument. Ker je map lahko več, morate ročno poiskati pravo. Tako si lahko vse skenirane dokumente ogledate v eni datotečni mapi. Ko je skeniranje končano in ko ste prepričani da so se vse datoteke uspešno prenesle na računalnik, lahko te datoteke na multifunkcijski napravi tudi izbrišete.