Pisarniški tiskalnik in papir sta nerazdružljivo povezana, saj za tiskanje in fotokopiranje potrebujemo oba elementa. Številna podjetja stremijo k temu, da bi znižala stroške tiska, v kar je vključeno tako nižanje stroškov za uporabo printerja kot nižanje stroškov za porabo papirja. Optimizacija tiska pa je podjetjem dosegljiva z mesečnim najemom tehnologije.
Ponudnik storitve Optiprint ponuja podjetjem stroškovno učinkovito rešitev. V ceno fiksne mesečne najemnine je namreč zajeta uporaba pisarniškega printerja ali več njih ter kartuše s tonerjem in servisne storitve. Za kartuše in servise niso potrebna doplačila. Na ta način ima podjetje dober nadzor nad stroški, pri čemer je edini strošek ta, da mora kupiti papir.
Pisarniški tiskalnik in papir v mesečnem najemu
Celotna storitev najema poteka tako, da podjetje najprej opredeli svoje potrebe po tiskanju in si izbere določene modele naprav, kot so različni modeli printerjev ali pa multifunkcijskih naprav. Nato ponudnik storitve opravi poglobljeno mesečno analizo printanja v pisarni in na podlagi tega tudi določi ceno za najem, pri tem pa upošteva tudi predvideno ceno za standardni paket ali paket po meri.
Temu sledi namestitev opreme v podjetju. Tehnični delavci poskrbijo za to, da naprave delujejo brezhibno. Pri tem tudi vzpostavijo programsko opremo, povežejo napravo v omrežje in omogočijo funkcije skeniranja, v primeru, če gre za multifunkcijsko napravo. Od tu naprej lahko delavci v pisarni nemoteno in brezskrbno tiskajo, fotokopirajo in skenirajo. Na koncu meseca pa podjetje dobi račun za storitev, pri čemer cena ostaja enaka skozi mesece, razen, če se podjetje odloči za določene nadgradnje.
Nakup kartuše ni potreben
Velika prednost najema je v tem, da je uporaba kartuše s tonerjem že všteta v ceno najemnine. S tem podjetje privarčuje kar nekaj denarja, ki bi ga sicer zapravilo za nakup kartuš, ki so v maloprodajnih trgovinah precej drage, še posebej, če gre za barvne kartuše. Nakup kartuše predstavlja velik strošek predvsem za podjetja, ki veliko tiskajo in fotokopirajo na dnevni ravni.
Ponudnik storitve izenačuje ceno barvnega tiska s črno belim tiskom, saj je razvil posebno tehnologijo, ki to omogoča. Gre za sistem optimalnega izpisovanja črnila na papir, zato tiskalnik in papir v najemu znižujeta stroške tiskanja, pri čemer podjetju tudi ni potrebno skrbeti za zaloge kartuš, saj ko se le-te izpraznijo, jih iz tehnične službe pridejo napolniti z novim črnilom. S tem se tudi ne ustvarjajo plastični odpadki.
Optimizacija tiska z brezplačnim servisom
Stroške tiskanja v podjetju izdatno zvišujejo servisne storitve in redno vzdrževanje tehnologije, saj zunanji izvajalci drago zaračunajo svoje delo. Dragi so tudi rezervni deli in storitve hitrih popravil. To velja predvsem v primeru, če podjetje multifunkcijsko napravo ali printer kupi in ne najame.
Na drugi strani pa najem printerja, multifunkcijske naprave ali kopirnega stroja zajema brezplačne servisne storitve, kar pomeni, da je v ceno za najeti tiskalnik in papir, ki ga sicer podjetje nabavi samo, všteta namestitev opreme, redno vzdrževanje in zelo hitra popravila, če se na napravi nepričakovano pojavi napaka oziroma okvara, ki onemogoča tiskanje. Serviserji na terenu poskrbijo za to, da se v podjetju delovni procesi zaradi okvare ne ustavijo.