Pri poslovanju morda niti ne pomislimo na to, kakšne podatke ima izdan račun in kako se razlikuje od vseh drugih, ki smo jih že izdali. Nekatera podjetja imajo pri svojem poslovanju rutino, ki ne vključuje priprave različnih vrst računov, morda poslujejo le z manjšim številom kupcev in ne potrebujejo posebnih rešitev s tega področja. A mnoga podjetja redno poslujejo z raznovrstnimi strankami in morajo zanje pripravljati tudi ustrezne račune. V tem primeru hitro ugotovimo, koliko različnih možnosti obstaja na tem področju. Hitro lahko zaidemo tudi v težave, če nismo dobro pripravljeni na delo s takšnimi računi.
Ločimo lahko različne vrste računov, tako da je izdan račun morda precej drugačen od drugih, tudi če gre vedno za račun za opravljene storitve oziroma prodane izdelke. Računi se razlikujejo po vseh mogočih lastnostih, s tem pa podjetjem ponujajo tudi nekatere prednosti, ki jih je možno izkoristiti pri poslovanju.
Izdan račun glede na čas izdaje in rok plačila
Račune lahko izstavljamo v različnih fazah nakupnega procesa. V nekaterih panogah je povsem normalno, da se račun pripravi v samem zaključku, ko so izdelki dobavljeni oziroma storitve opravljene. To je značilno za maloprodajo, navsezadnje dobimo izdan račun po nakupu izdelkov tudi v običajnih trgovinah in drugod, kjer pogosto nakupujemo.
Predvsem pri poslovanju med podjetji se pogosteje uporabljajo predračuni, ki se pripravljajo že pred prodajo izdelkov oziroma opravljanjem storitev. Tako se znesek poravna vnaprej in kasneje glede tega ni treba skrbeti. Vsak izdan račun v tem primeru še ne potrjuje končne prodaje, gre za plačilo vnaprej – sama realizacija posla je morda postavljena daleč v prihodnost.
Obstajajo še druge oblike računov, ki nudijo več fleksibilnosti pri plačevanju za izdelke in storitve. To so recimo računi za predplačila, poznamo tudi dobropise in druge posebne rešitve, ki jih lahko dobro izkoristimo.
Izdan račun v različnih oblikah
Računi se razlikujejo tudi v drugih lastnostih, nekatere bomo prepoznali že na prvi pogled. Ločimo različne oblike izdanih računov:
- Izdan račun na papirju
- Izdan račun v digitalni obliki
- Elektronski račun (e-račun)
Računi, natisnjeni na papir, so bili dolgo časa v vsesplošni uporabi, v zadnjem času pa se vse bolj opuščajo. Enostavno jih lahko nadomestimo z računi v digitalni obliki – to so povsem ekvivalentni dokumenti, le da jih ne natisnemo, temveč jih obdelujemo le kot digitalno datoteko. Elektronski račun je posebnost, ki včasih povzroči nesporazume. Gre za posebno obliko računa, ki se pripravlja za poslovanje s pomočjo naprednih poslovnih sistemov. Tak račun vključuje več posebnih datotek, vključno z ovojnico, ki omogoča avtomatizirano obdelavo in plačevanje. Izdan račun v tej obliki vključuje tudi običajno kopijo.
Kako obdelujemo izdan račun?
Na izdane račune pogosto kar pozabimo, pozorni smo le na to, kdaj bo znesek plačan. A tudi izdani računi nam lahko veliko povedo, navsezadnje je to kritični podatek, na podlagi katerega spremljamo uspešnost poslovanja podjetja. Zato je pomembno, da vsak izdan račun ustrezno knjižimo in vodimo evidenco. Tako pri izstavljanju računov kot tudi pri shranjevanju in obdelavi nam pomagajo programi, ki jih uporabljamo za opravljanje računovodskih opravil.